Las actividades que el ser humano desarrolla para procesar datos dan como resultado información. Ésta consta de hechos e ideas. Estar informado significa que hemos acumulado hechos e ideas acerca de nosotros mismos y de nuestro entorno, lo cual nos permite perseguir y lograr nuestros objetivos, incrementando así nuestro nivel de conocimiento.

Para un ser humano la necesidad de información surge, por un lado, internamente, como un impulso hacia la preservación y la curiosidad; por otro, externamente, como resultado de las demandas suscitadas por nuestro entorno natural o social.

En las organizaciones el comportamiento es similar, la necesidad de información surge tanto internamente, mediante las actividades que la misma organización tiene que llevar a cabo para lograr sus objetivos; como externamente, con las demandas que su entorno le hace durante la interacción entre éstas. La información es, por lo tanto, una respuesta que satisface las necesidades y requerimientos de personas, grupos y organizaciones para poder guiar su
comportamiento. Esto último refleja la necesidad e importancia que tiene la información y, por ende, el procesamiento de datos como una actividad fundamental de las organizaciones.